Adatvédelmi tájékoztató

1. Az adatkezelő és elérhetősége

A Zappla online számlázó szolgáltatás (a továbbiakban: Szolgáltatás) vonatkozásában a személyes adatok kezeléséért felelős adatkezelő (a továbbiakban: Szolgáltató / Adatkezelő) az alábbi vállalkozás:

Név / cégnév:

[Üzemeltető cég neve]

Székhely:

[Székhely címe]

Adószám:

[Adószám]

E-mail:

info@zappla.hu

Weboldal:

https://zappla.hu

Adatvédelmi kérdésekben a következő elérhetőségen fordulhat hozzánk: info@zappla.hu. A Szolgáltató tevékenysége alapján nem köteles adatvédelmi tisztviselő (DPO) kijelölésére; adatvédelmi tisztviselőt nem jelölt ki.

2. A tájékoztató hatálya és a Szolgáltató kettős szerepe

A jelen tájékoztató a Szolgáltatás (webes felület és mobilalkalmazás) használata során megvalósuló adatkezelésre vonatkozik. A tájékoztató a GDPR (az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendelete) 13–14. cikke, valamint az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (Infotv.) alapján készült. (Ez a tájékoztató a számlázó termékre vonatkozik, és független a marketing weboldal külön adatkezelési tájékoztatójától.)

A Szolgáltató kettős szerepben jár el:

• Adatkezelőként a Felhasználó fiók-, vállalkozási és számlázási adatai, valamint a Szolgáltatás működtetéséhez kapcsolódó adatok tekintetében.
• Adatfeldolgozóként azon ügyfél-, partner- és számlacímzett-adatok tekintetében, amelyeket a Felhasználó visz be a rendszerbe. Ezekre nézve maga a Felhasználó az adatkezelő, a Szolgáltató pedig az ő megbízásából, utasítása szerint kezeli az adatokat (lásd a 13. pontot).

3. A kezelt személyes adatok köre

• Fiókadatok: név, e-mail-cím, nyelv, jelszó (titkosított formában), bejelentkezési és technikai azonosítók.
• Vállalkozási adatok: a Felhasználó vállalkozásának neve, címe, adószáma, bankszámlaszáma, logó, aláírás.
• Számla- és partneradatok: a kiállított számlák adatai, beleértve a vevők/partnerek nevét, címét, adószámát, a számlatételeket és a számla PDF-et.
• Előfizetési és fizetési adatok: a csomag, a számlázási adatok és a fizetés állapota (a kártyaadatokat a fizetési szolgáltató kezeli, azokat nem tároljuk).
• NAV-adatszolgáltatáshoz szükséges technikai azonosítók: titkosítva tárolva.
• Használati és technikai adatok: a Szolgáltatás használatára vonatkozó események, eszköz- és böngészőadatok, IP-cím, naplók.
• Ügyfélszolgálati adatok: a megkeresések, üzenetek és az azokhoz kapcsolódó adatok.

4. Az adatkezelés céljai és jogalapjai

Az egyes adatkezelési célokat és azok jogalapját az alábbi táblázat foglalja össze:

5. Címzettek és adatfeldolgozók

A Szolgáltatás működtetéséhez a Szolgáltató az alábbi adatfeldolgozókat (illetve a fizetésnél önálló adatkezelőt) veszi igénybe. Mindegyikükkel a GDPR 28. cikke szerinti adatfeldolgozói szerződés (vagy azzal egyenértékű feltételek) van érvényben:

Ezen felül címzett a Nemzeti Adó- és Vámhivatal (NAV) az Online Számla rendszer felé teljesített kötelező adatszolgáltatás keretében (lásd a 11. pontot). Az adatfeldolgozók aktuális listáját a Szolgáltató naprakészen tartja; a lista lényeges változásáról a jelen tájékoztató frissítésével tájékoztat.

6. Harmadik országba történő adattovábbítás

Az adatok elsődlegesen az Európai Unión belül (eu-west-1 régió) kerülnek tárolásra. Egyes adatfeldolgozók (pl. a fizetési, e-mail-, hibakövetési és AI-szolgáltatók) anyavállalata az Egyesült Államokban található, ezért előfordulhat harmadik országba történő adattovábbítás. Ezt a Szolgáltató kizárólag megfelelő garanciák mellett teszi: az Európai Bizottság által jóváhagyott általános szerződési feltételek (SCC, GDPR 46. cikk), és — ahol alkalmazható — az EU–USA adatvédelmi keret (Data Privacy Framework) alapján. A garanciákról további tájékoztatás a fenti adatvédelmi elérhetőségen kérhető.

7. Megőrzési idők

8. Az érintett jogai

Az érintettet a GDPR alapján az alábbi jogok illetik meg:

• tájékoztatáshoz és hozzáféréshez való jog (15. cikk);
• helyesbítéshez való jog (16. cikk);
• törléshez való jog (17. cikk) — azzal a korlátozással, hogy a jogszabály szerint kötelezően megőrzendő adatok (pl. számlák) a megőrzési idő végéig nem törölhetők;
• az adatkezelés korlátozásához való jog (18. cikk);
• adathordozhatósághoz való jog (20. cikk);
• tiltakozáshoz való jog a jogos érdeken alapuló adatkezelés ellen (21. cikk);
• hozzájárulás visszavonásának joga (a hozzájáruláson alapuló adatkezelésnél).

Kérelmét a fenti adatvédelmi elérhetőségen (info@zappla.hu) nyújthatja be; a Szolgáltató a kérelmet a jogszabályi határidőn belül (főszabály szerint egy hónapon belül) teljesíti. Ha úgy ítéli meg, hogy az adatkezelés jogát sérti, panasszal fordulhat a felügyeleti hatósághoz, illetve bírósághoz:

9. Adatbiztonság és incidenskezelés

A Szolgáltató a GDPR 32. cikke szerinti megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket alkalmaz (többek között titkosítás, hozzáférés-korlátozás, naplózás, biztonsági mentés). A NAV-hoz kapcsolódó technikai azonosítók titkosítva tárolódnak. Adatvédelmi incidens esetén a Szolgáltató a jogszabályi határidőkön belül — indokolatlan késedelem nélkül, és lehetőség szerint 72 órán belül — értesíti a felügyeleti hatóságot (NAIH), valamint — ha az incidens az érintettek jogaira nézve magas kockázattal jár — az érintetteket is (GDPR 33–34. cikk).

10. Automatizált döntéshozatal és mesterséges intelligencia

A Szolgáltató nem hoz az érintettre nézve joghatással járó vagy őt hasonlóan jelentős mértékben érintő, kizárólag automatizált döntést a GDPR 22. cikke értelmében. Az ügyfélszolgálati munkát mesterséges intelligencia (AI) támogathatja (pl. válaszjavaslat, összegzés); ezt operátori (emberi) felülvizsgálat mellett alkalmazzuk, és az AI számára átadott adatokat a szükséges minimumra korlátozzuk.

11. Kötelező adatszolgáltatás a NAV felé

A számlázásra vonatkozó jogszabályok (az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény és végrehajtási rendeletei) alapján a kiállított számlák meghatározott adatait a Szolgáltatás — a Felhasználó beállítása szerint — valós időben továbbítja a NAV Online Számla rendszerébe. Ez jogszabályon alapuló kötelező adatszolgáltatás, amely a tiltakozás vagy törlés jogával nem korlátozható; a NAV az adatok önálló adatkezelője a rá vonatkozó szabályok szerint.

12. Sütik és nyomkövetés

A Szolgáltatás belső (bejelentkezés mögötti) felülete a működéshez szükséges sütiket és technikai tárolást használ (pl. munkamenet, biztonság, beállítások). A nem feltétlenül szükséges, analitikai célú nyomkövetést a Szolgáltató jogos érdek alapján, illetve — ahol jogszabály megköveteli — hozzájárulás alapján alkalmazza, és a használati adatokat a termékfejlesztéshez a lehető legkisebb mértékben kezeli.

13. Adatfeldolgozói tevékenység (a Felhasználó ügyféladatai)

A Felhasználó által a rendszerbe bevitt ügyfél-, partner- és számlacímzett-adatok tekintetében a Felhasználó az adatkezelő, a Szolgáltató pedig — az ő megbízásából — adatfeldolgozó. A Szolgáltató e körben a GDPR 28. cikke szerint:

• az adatokat kizárólag a Felhasználó dokumentált utasítása szerint kezeli;
• biztosítja a feldolgozásban résztvevők titoktartását;
• megfelelő technikai és szervezési biztonsági intézkedéseket alkalmaz;
• al-adatfeldolgozókat a jelen tájékoztatóban felsorolt körben, megfelelő garanciák mellett vesz igénybe, és változásukról tájékoztat;
• segíti a Felhasználót az érintetti kérelmek teljesítésében és az adatvédelmi kötelezettségek (biztonság, incidens) teljesítésében;
• a szerződés megszűnésekor — a kötelező megőrzési idő figyelembevételével — az adatokat törli vagy a Felhasználónak visszaadja, és lehetővé teszi az ellenőrzést.

14. A tájékoztató módosítása

A Szolgáltató a jelen tájékoztatót jogosult egyoldalúan módosítani különösen jogszabályváltozás, a Szolgáltatás vagy az adatfeldolgozói kör változása esetén. A mindenkor hatályos változat a weboldalon érhető el; lényeges változásról a Szolgáltató ésszerű időben tájékoztatást ad. A tájékoztató verzióját és hatálybalépését a dokumentum fejléce tartalmazza.

15. Kapcsolat

Adatvédelmi kérdéseivel, kérelmeivel forduljon hozzánk bizalommal: info@zappla.hu. A Szolgáltató postai elérhetősége a fenti adatkezelői blokkban szerepel.