NAV Online Számla hiba vagy elutasítás: mit tegyél?

Ha a NAV Online Számla beküldésed ABORTED (elutasított) státuszú, a NAV szemszögéből a számla adatszolgáltatása nem teljesült. A teendő: olvasd el a konkrét hibaüzenetet, javítsd az okát — leggyakrabban a technikai felhasználó adatai, a vevő adószáma vagy egy hiányzó ÁFA-jelölés —, és küldd be újra. A vevőnek átadott számlát ettől nem kell sztornózni.

Az adatszolgáltatás akkor is a te kötelezettséged, ha a számlázóprogram végzi. A hibákat ezért nem elég észrevenni — kezelni is kell őket, méghozzá gyorsan: a hiányzó vagy hibás adatszolgáltatás mulasztási bírságot vonhat maga után, számlánként.

Először: hol nézd meg, hogy van-e baj?

Minden beküldésnek van státusza. A három lehetséges kimenet:

• DONE — a NAV feldolgozta, minden rendben.
• ABORTED — a beküldés elutasítva, a számla adatszolgáltatása NEM teljesült.
• PROCESSING — még feldolgozás alatt; néhány percnél tovább nem szokott tartani.

A gyakorlati szabály: az ABORTED státusz nem „figyelmeztetés”, hanem azt jelenti, hogy a NAV szemszögéből az a számla nem létezik. Ezt ki kell javítani és újra beküldeni. A PROCESSING státuszt se hagyd figyelmen kívül napokig: ha egy beküldés órák múlva is feldolgozás alatt van, az valószínűleg elakadt.

A leggyakoribb hibák és okaik

Hitelesítési hibák

Ezek a leggyakoribbak, és szinte mindig a technikai felhasználó adatainál dőlnek el.

A jelszó vagy a kulcsok elírása. A technikai felhasználóhoz négy adat tartozik: a felhasználónév, a jelszó, az XML-aláírókulcs és a cserekulcs. Bármelyik elírása hitelesítési hibát ad. A kulcsokat másolással vidd be, ne kézzel gépeld — a hosszú, vegyes karakteres stringekben az O/0 és az l/1 tévesztése klasszikus.

Lejárt vagy visszavont technikai felhasználó. Ha a NAV-fiókban a technikai felhasználót törölték vagy újragenerálták a kulcsait, a régi adatokkal a beküldés azonnal elbukik. Ilyenkor új technikai felhasználót kell létrehozni az Online Számla rendszerben, és az új adatokat beállítani.

Hiányzó jogosultság. A technikai felhasználónak „számla adatszolgáltatás” jogosultsággal kell rendelkeznie. Ha csak lekérdezési joga van, a beküldés nem megy át.

Teszt és éles rendszer keverése. A NAV külön teszt- és éles környezetet üzemeltet, KÜLÖN technikai felhasználóval. A tesztkulcsokkal az éles rendszerbe beküldeni nem lehet — és fordítva sem. Ha a beállításnál átváltottál, mindkét oldalt ellenőrizd.

Adattartalmi hibák

Érvénytelen adószám. A vevő adószámának ellenőrzött formátumúnak és létezőnek kell lennie. Elgépelt vagy megszűnt adószám elutasítást okoz. A vevő adószámát érdemes felvitelkor ellenőriztetni, nem a számlázáskor.

Séma-ellenőrzési hiba. A beküldött XML nem felel meg az aktuális sémának. Ez jellemzően a számlázóprogram oldalán dől el; ha frissítés után jelentkezik, jelezd a szolgáltatónak.

Kerekítési eltérés. A tételek összege és a számla végösszege között forintra egyeznie kell. Ha a program tételszinten és számlaszinten másképp kerekít, a NAV eltérést jelez.

Hiányzó kötelező mező. Fordított adózásnál, alanyi adómentességnél, közösségi ügyletnél és különbözeti adózásnál külön jelölés kötelező. Ha a számla ÁFA-kezelése különleges, de a jelölés hiányzik, a beküldés elbukik.

Időzítési hibák

Késedelmes adatszolgáltatás. A számlaadatokat főszabály szerint a számla kiállítását követően haladéktalanul — a jogszabályban meghatározott határidőn belül — kell továbbítani. Ha a beküldés napokkal később történik meg, az önmagában is mulasztás, akkor is, ha végül sikeres.

Mit tegyél, ha elutasított beküldésed van? Ellenőrző lista

1. Olvasd el a konkrét hibaüzenetet. A NAV válasza tartalmazza az okot; a „sikertelen” státusz önmagában nem elég információ.
2. Döntsd el, egyedi vagy rendszerszintű. Ha egyetlen számla bukott el, adathiba. Ha az összes, hitelesítési vagy konfigurációs probléma — ilyenkor minden további számla is el fog bukni, nem elég egyet újraküldeni.
3. Hitelesítési hibánál ellenőrizd sorban: felhasználónév, jelszó, aláírókulcs, cserekulcs, jogosultság, teszt/éles környezet.
4. Adathibánál javítsd a forrásadatot (vevő adószáma, ÁFA-jelölés, kerekítés), majd küldd újra.
5. Ellenőrizd az eredményt. A javítás után a státusznak DONE-ra kell váltania.
6. Nézd meg a többi számlát is. Egy konfigurációs hiba jellemzően több számlát érint.
7. Dokumentáld. Ha a késedelem oka rajtad kívül álló volt (a NAV rendszere állt), az bizonyítható legyen.

Ami NEM megoldás

Ne sztornózd a számlát azért, mert az adatszolgáltatás elbukott. Sokan azt hiszik, hogy ha a számla elkészült és a vevő megkapta, akkor „kész” — de a számla és az adatszolgáltatás két külön dolog. Ha a számla tartalmilag helyes, csak a beküldés hibás, akkor a beküldést kell javítani és pótolni; a vevőnek átadott, érvényes számlát nem kell érvényteleníteni.

Ne állíts ki új számlát ugyanarról az ügyletről. Ezzel duplikációt hozol létre, amit később sztornózni kell.

Megelőzés: a négy beállítás, ami a legtöbbet hozza

• Automatikus újrapróbálkozás. Az átmeneti hálózati hibák és a NAV-oldali karbantartások miatt a beküldések egy része első nekifutásra elbukik. Egy jól megírt számlázó ezt magától újrapróbálja.
• Riasztás elutasításra. A legrosszabb forgatókönyv, amikor hetek múlva derül ki, hogy semmi nem ment át. Az elutasított státuszról azonnal tudnod kell.
• Adószám-ellenőrzés rögzítéskor. A vevő adószámát az ügyfél felvitelekor érdemes validálni — így a hiba nem a számlázáskor derül ki.
• A technikai felhasználó adatainak titkosított tárolása. Ha a tárolás sérül vagy a titkosítási kulcs elvész, minden adatszolgáltatás egyszerre áll le — és a hibaüzenet ilyenkor félrevezetően általános.

Mi történik, ha tartósan hiányzik az adatszolgáltatás?

A hiányzó vagy hibás adatszolgáltatás mulasztási bírságot vonhat maga után, számlánként. Ez nem elméleti kockázat: a NAV automatikusan látja, ha egy adózó számlázik, de az adatszolgáltatás elmarad.

A tartós mulasztás emellett része lehet annak a mintázatnak, ami végül adószám-felfüggesztéshez vezet. A pótlás mindig olcsóbb, mint a következmény.

Ezért érdemes olyan megoldást használni, ami a beküldés STÁTUSZÁT is mutatja, nem csak azt, hogy a számla kiállt.