A NAV Online Számla adatszolgáltatás akkor is a te kötelezettséged, ha a számlázóprogram végzi. A rendszer hibáit ezért nem elég észrevenni — kezelni is kell őket, méghozzá gyorsan: a hiányzó vagy hibás adatszolgáltatás mulasztási bírságot vonhat maga után, számlánként.
Először: hol nézd meg, hogy van-e baj?
Minden beküldésnek van státusza. A három lehetséges kimenet:
- DONE — a NAV feldolgozta, minden rendben.
- ABORTED — a beküldés elutasítva, a számla adatszolgáltatása NEM teljesült.
- PROCESSING — még feldolgozás alatt; néhány percnél tovább nem szokott tartani.
A gyakorlati szabály: az ABORTED státusz nem „figyelmeztetés”, hanem azt jelenti, hogy a NAV szemszögéből az a számla nem létezik. Ezt ki kell javítani és újra beküldeni.
A leggyakoribb hibák és okaik
Hitelesítési hibák
Ezek a leggyakoribbak, és szinte mindig a technikai felhasználó adatainál dőlnek el.
A jelszó vagy a kulcsok elírása. A technikai felhasználóhoz négy adat tartozik: a felhasználónév, a jelszó, az XML-aláírókulcs és a cserekulcs. Bármelyik elírása hitelesítési hibát ad. A kulcsokat másolással vidd be, ne kézzel gépeld — a hosszú, vegyes karakteres stringekben az O/0 és az l/1 tévesztése klasszikus.
Lejárt vagy visszavont technikai felhasználó. Ha a NAV-fiókban a technikai felhasználót törölték vagy újragenerálták a kulcsait, a régi adatokkal a beküldés azonnal elbukik. Ilyenkor új technikai felhasználót kell létrehozni az Online Számla rendszerben, és az új adatokat beállítani.
Hiányzó jogosultság. A technikai felhasználónak „számla adatszolgáltatás” jogosultsággal kell rendelkeznie. Ha csak lekérdezési joga van, a beküldés nem megy át.
Teszt és éles rendszer keverése. A NAV külön teszt- és éles környezetet üzemeltet, KÜLÖN technikai felhasználóval. A tesztkulcsokkal az éles rendszerbe beküldeni nem lehet — és fordítva sem. Ha a beállításnál átváltottál, mindkét oldalt ellenőrizd.
Adattartalmi hibák
Érvénytelen adószám. A vevő adószámának ellenőrzött formátumúnak és létezőnek kell lennie. Elgépelt vagy megszűnt adószám elutasítást okoz. A vevő adószámát érdemes felvitelkor ellenőriztetni, nem a számlázáskor.
Séma-ellenőrzési hiba. A beküldött XML nem felel meg az aktuális sémának. Ez jellemzően a számlázóprogram oldalán dől el; ha frissítés után jelentkezik, jelezd a szolgáltatónak.
Kerekítési eltérés. A tételek összege és a számla végösszege között forintra egyeznie kell. Ha a program tételszinten és számlaszinten másképp kerekít, a NAV eltérést jelez.
Hiányzó kötelező mező. Fordított adózásnál, alanyi adómentességnél, közösségi ügyletnél és különbözeti adózásnál külön jelölés kötelező. Ha a számla ÁFA-kezelése különleges, de a jelölés hiányzik, a beküldés elbukik.
Időzítési hibák
Késedelmes adatszolgáltatás. A számlaadatokat főszabály szerint a számla kiállítását követően haladéktalanul — a jogszabályban meghatározott határidőn belül — kell továbbítani. Ha a beküldés napokkal később történik meg, az önmagában is mulasztás, akkor is, ha végül sikeres.
Mit tegyél, ha elutasított beküldésed van?
1. Nézd meg a hibaüzenetet, ne csak a státuszt. A NAV válasza tartalmazza a konkrét okot. A „sikertelen” önmagában nem elég információ.
2. Javítsd az OKOT, ne a tünetet. Ha a technikai felhasználó adatai hibásak, minden további számla is el fog bukni — nem elég egyet újraküldeni.
3. Küldd be újra. A javítás után az adatszolgáltatást pótolni kell. A már kiállított és a vevőnek átadott számlát ettől nem kell sztornózni: az adatszolgáltatás és a számla két külön dolog.
4. Dokumentáld. Ha a késedelem oka rajtad kívül álló volt (a NAV rendszere állt), az bizonyítható legyen.
Amit érdemes megelőzésképp beállítani
- Automatikus újrapróbálkozás. Az átmeneti hálózati hibák és a NAV-oldali karbantartások miatt a beküldések egy része első nekifutásra elbukik. Egy jól megírt számlázó ezt magától újrapróbálja.
- Riasztás elutasításra. Az a legrosszabb forgatókönyv, amikor hetek múlva derül ki, hogy semmi nem ment át. Az elutasított státuszról azonnal tudnod kell.
- Adószám-ellenőrzés a rögzítéskor. A vevő adószámát az ügyfél felvitelekor érdemes validálni — így a hiba nem a számlázáskor derül ki.
- A technikai felhasználó adatainak biztonságos tárolása. A kulcsokat titkosítva kell tárolni; ha a tárolás sérül, minden adatszolgáltatás leáll.
A leggyakoribb félreértés
Sokan azt hiszik, hogy ha a számla elkészült és a vevő megkapta, akkor „kész”. A NAV felé viszont az adatszolgáltatás a kötelezettség — és az attól függetlenül teljesülhet vagy bukhat el, hogy a számla papíron vagy PDF-ben rendben van-e.
Ellenőrző lista beküldési hiba esetén
Ha elutasított státuszú beküldésed van, ezt a sorrendet érdemes követni:
- Olvasd el a konkrét hibaüzenetet. A státusz önmagában nem elég információ.
- Döntsd el, egyedi vagy rendszerszintű. Ha egyetlen számla bukott el, adathiba. Ha az összes, hitelesítési vagy konfigurációs probléma.
- Hitelesítési hibánál ellenőrizd sorban: felhasználónév, jelszó, aláírókulcs, cserekulcs, jogosultság, teszt/éles környezet.
- Adathibánál javítsd a forrásadatot (vevő adószáma, ÁFA-jelölés, kerekítés), majd küldd újra.
- Ellenőrizd az eredményt. A javítás után a státusznak DONE-ra kell váltania.
- Nézd meg a többi számlát is. Egy konfigurációs hiba jellemzően több számlát érint.
Ami NEM megoldás
Ne sztornózd a számlát azért, mert az adatszolgáltatás elbukott. A számla és az adatszolgáltatás két külön dolog. Ha a számla tartalmilag helyes, csak a beküldés hibás, akkor a beküldést kell javítani — a vevőnek átadott, érvényes számlát nem kell érvényteleníteni.
Ne állíts ki új számlát ugyanarról az ügyletről. Ezzel duplikációt hozol létre, amit később sztornózni kell.
Ne hagyd figyelmen kívül a PROCESSING státuszt napokig. Ha egy beküldés órák múlva is feldolgozás alatt van, az valószínűleg elakadt.
Megelőzés: a négy beállítás, ami a legtöbbet hozza
Automatikus újrapróbálkozás. Az átmeneti hálózati hibák és a NAV-oldali karbantartások miatt a beküldések egy része első nekifutásra elbukik.
Riasztás elutasításra. A legrosszabb forgatókönyv, amikor hetek múlva derül ki, hogy semmi nem ment át.
Adószám-validáció rögzítéskor. Az ügyfél felvitelekor, nem a számlázáskor.
A technikai felhasználó adatainak titkosított tárolása. Ha a tárolás sérül vagy a titkosítási kulcs elvész, minden adatszolgáltatás egyszerre áll le — és a hibaüzenet ilyenkor félrevezetően általános.
Mi történik, ha tartósan hiányzik az adatszolgáltatás?
A hiányzó vagy hibás adatszolgáltatás mulasztási bírságot vonhat maga után, számlánként. Ez nem elméleti kockázat: a NAV automatikusan látja, ha egy adózó számlázik, de az adatszolgáltatás elmarad.
A tartós mulasztás emellett része lehet annak a mintázatnak, ami végül adószám-felfüggesztéshez vezet. A pótlás mindig olcsóbb, mint a következmény.
Ezért érdemes olyan megoldást használni, ami a beküldés STÁTUSZÁT is mutatja, nem csak azt, hogy a számla kiállt.
Ne maradj le az adóváltozásokról
Határidő-emlékeztető és a vállalkozókat érintő adóváltozások — havonta 1–2 levél, bármikor leiratkozhatsz.
