Elektronikus számla: mitől hiteles, és mi az az ellenőrzési nyomvonal?

A számláidat valószínűleg már ma is elektronikusan küldöd — PDF-ben, e-mailben vagy letöltő linken. Ettől a számla elektronikus számla lesz, ami kényelmes, de jár hozzá két jogszabályi követelmény is: a kiállítástól a megőrzési idő végéig biztosítani kell a számla eredetének hitelességét (tényleg te állítottad ki) és adattartalmának sértetlenségét (senki nem módosította utólag). Ez a cikk azt mutatja be, mit mond erről a jogszabály, és hogyan teljesül mindez a Zapplában.

Mi számít elektronikus számlának?

Az Áfa tv. szerint elektronikus számla minden olyan, a kötelező adatokat tartalmazó számla, amelyet elektronikus formában bocsátottak ki és fogadtak be — a NAV tájékoztatása szerint az e-mailben vagy linken küldött PDF is ilyen. Nem a formátum a lényeg, hanem az út: ha a vevő elektronikusan kapja és úgy is kezeli, az e-számla.

Az e-számlához a vevő beleegyezése kell, de ez nem igényel külön nyilatkozatot: ráutaló magatartással — például a számla megtekintésével vagy egyszerűen a kifizetésével — is megadottnak számít. Ha a vevőd ragaszkodik a papírhoz, a letöltött PDF-et kinyomtatva papíralapú számlaként adhatod át.

Három út a hitelesség biztosítására

Az Áfa tv. 168/A. §-a szerint az eredet hitelességét, az adattartalom sértetlenségét és az olvashatóságot a kiállítástól a megőrzés végéig biztosítani kell. Erre három elfogadott út létezik:

1. Minősített elektronikus aláírás vagy bélyegző — a törvény erejénél fogva megfelel, de tanúsítványt és aláírói infrastruktúrát igényel.
2. EDI (elektronikus adatcsere) — két ügyviteli rendszer közötti zárt csatorna, a felek előzetes írásbeli megállapodásával. Nagyvállalati környezetben jellemző.
3. Üzleti ellenőrzési eljárás — bármely olyan eljárás, amely megbízható ellenőrzési kapcsolatot (nyomvonalat) teremt a számla és a mögötte álló valós ügylet között. A kis- és középvállalkozások túlnyomó többsége ezt az utat használja.

A Zappla a harmadik utat támogatja: a rendszer a számla teljes életútjáról dokumentált, utólag ellenőrizhető nyomvonalat rögzít.

Az ellenőrzési nyomvonal elemei a Zapplában

1. Kiállításkori rögzítés. A kiállított számla nem szerkeszthető és nem törölhető: a teljes adattartalma és a számlaképe a kiállítás pillanatában rögzül. A vállalkozásod adatainak későbbi módosítása (például címváltozás vagy bankszámlacsere) a már kiállított számlákra nem hat. Javítani kizárólag sztornó- vagy módosító számlával lehet — ezek önálló sorszámot kapnak, és az eredetire hivatkoznak.

2. Kihagyás- és ismétlésmentes sorszámozás. A számlák folyamatos, megszakítás nélküli sorszámot kapnak (a 23/2014. NGM rendelet szerint) — a sorszámfolytonosság önmagában is bizonyítja, hogy nem tűnt el és nem került be utólag bizonylat.

3. Valós idejű NAV-adatszolgáltatás. A kiállításkor a számla adattartalma automatikusan a NAV Online Számla rendszerébe kerül; a beküldött adatállományt SHA3-512 lenyomat kíséri, a NAV által visszaadott tranzakcióazonosítót pedig a rendszer eltárolja. A számlád adatai így a kiállítás pillanatától egy tőled és tőlünk is független állami nyilvántartásban léteznek — adóalany vevőd a saját NAV-fiókjában, a befogadott számlái között is látja őket.

4. Kézbesítési napló. Amikor a számlát e-mailben küldöd el, a rendszer naplózza a címzettet, a másolati címzetteket, az időpontot és a kézbesítés állapotát — utólag is igazolható, mikor és kinek ment ki a számla.

5. Változatlan tárolás és megőrzés. A kiállított számla PDF-je változatlan formában, olvashatóan visszakereshető a teljes megőrzési idő alatt — még a fiók törlése után is, mert a kiállított számlákat a számviteli törvény szerint legalább 8 évig meg kell őrizni.

6. Adóhatósági adatexport. A bizonylataid bármikor kimenthetők: NAV Online Számla 3.0 XML formátumban (ez az adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás hivatalos formátuma), illetve CSV/ZIP csomagban. Ellenőrzésnél vagy szolgáltatóváltásnál semmi nem marad a rendszerben „bezárva".

Amit neked kell hozzátenned

Az üzleti ellenőrzési eljárás nem csak a szoftveren múlik: a nyomvonal attól lesz teljes, hogy a számla mögötti valós ügyletet a saját bizonylataid is alátámasztják. Őrizd meg:

• a szerződést, megrendelést vagy elfogadott árajánlatot,
• a teljesítésigazolást vagy szállítólevelet,
• a banki kivonatot a beérkezett ellenértékről.

A rendszer nyomvonala és ezek a dokumentumok együtt adják azt a „megbízható ellenőrzési kapcsolatot", amit a jogszabály elvár. Fontos továbbá: az elektronikus számlát elektronikusan kell megőrizni (a digitális archiválás szabályait az 1/2018. (VI. 29.) ITM rendelet adja). A Zappla a számláidat tárolja és bármikor exportálhatóvá teszi — emellett célszerű időszakonként saját mentést is készítened.

Hogyan ellenőrizhetsz utólag egy számlát?

• Az appban: a számla részletei nézetben látod a kiállítás idejét és a NAV-beküldés állapotát, a PDF pedig bármikor letölthető.
• A NAV Online Számla felületén: kibocsátóként visszakeresheted a beküldött számláidat; adóalany vevőd ugyanígy látja őket a befogadott számlái között.
• Adatexporttal: a bizonylatonkénti XML összevethető a számlaképpel.

Ha a könyvelőd vagy egy ellenőrzés a hitelesség biztosításának módjáról kérdez, a válasz röviden: a Zappla elektronikus számlát bocsát ki, a hitelességet és sértetlenséget pedig dokumentált üzleti ellenőrzési eljárás biztosítja — kiállításkori adatrögzítéssel, folyamatos sorszámozással, valós idejű NAV-adatszolgáltatással, kézbesítési naplóval és változatlan formájú megőrzéssel.