A számlára a vevőtől három adat kell: a neve, a címe, és ha belföldi adóalany (cég vagy egyéni vállalkozó), az adószáma is (Áfa tv. 169. § d)). Magánszemély vevőnél csak a név és a cím kötelező, adószám nem szerepel a számlán; uniós céges vevőnél adómentes közösségi értékesítéskor a közösségi adószám kell. A belföldi adóalany adószámát összeghatártól függetlenül fel kell tüntetni.
Ezt az adatot valahonnan meg kell szerezned, és a pultnál a leggyakoribb módszer a legrosszabb: a vevő bemondja, te begépeled. Egy elhallott számjegy vagy egy félreírt közterület-jelleg nem apró kozmetikai hiba: a számlát helyesbíteni vagy sztornózni kell, a módosítást be kell küldeni a NAV Online Számla rendszerébe, a vevőnél pedig az adólevonási jog kerülhet veszélybe, amíg nincs javított bizonylat. Ez a cikk azt nézi meg, milyen adat kell pontosan, mibe kerül a hiba, és milyen négy módon lehet az adatot beszerezni; köztük olyan módon is, ahol nem te gépelsz.
Milyen adatok kellenek a számlához?
A számla kötelező adattartalmát az Áfa tv. 169. §-a sorolja fel; a vevőre vonatkozó rész ebből három tétel. A teljes listát a számla kötelező tartalmi elemei cikk részletezi, itt csak a vevőtől bekérendő adatokra koncentrálunk.
| Adat | Magánszemély vevő | Belföldi céges vevő | Uniós céges vevő |
|---|---|---|---|
| Név | Kötelező | Kötelező, a cégjegyzék szerinti név | Kötelező |
| Cím | Kötelező | Kötelező (székhely vagy telephely) | Kötelező |
| Adószám | Nem szerepel | Kötelező, az első nyolc számjegy (169. § d) dc)) | Közösségi adószám, ha adómentes közösségi értékesítés |
| Csoportazonosító szám | Nem értelmezhető | Csoportos adóalanynál kötelező | Nem értelmezhető |
Két gyakori tévedés:
- Nincs összeghatár az adószámnál. A belföldi adóalany vevő adószámának első nyolc számjegyét minden számlára fel kell vezetni, összeghatártól függetlenül.
- A „cégnév” nem a fantázianév. A számlán a hivatalos, cégjegyzék vagy egyéni vállalkozói nyilvántartás szerinti név kell, nem a márkanév.
Mibe kerül egy elrontott számla?
Egy hibás vevőadat nem javítható úgy, hogy áthúzod és felülírod. Ha a számla már kibocsátásra került, csak helyesbítő (módosító) vagy érvénytelenítő (sztornó) számlával lehet rendezni, és a javítás négy külön munkát jelent.
- Új bizonylat. A helyesbítő vagy sztornó számla önálló, sorszámozott bizonylat, ami hivatkozik az eredetire.
- Új NAV-adatszolgáltatás. A módosítást be kell küldeni az Online Számla rendszerébe, az eredeti számlára hivatkozva (részletek).
- A vevő oldalán elakadás. Amíg a javított bizonylat nincs meg, a vevő adólevonási joga kérdéses lehet — ez a leggyakoribb ok, amiért az ügyfél visszatelefonál.
- A te időd. A javítás jellemzően nem a pultnál történik, hanem este, fáradtan, a tranzakció részleteire visszaemlékezve.
Ezért éri meg az adatot egyszer, pontosan felvenni: a helyesbítés mindig drágább, mint a bekérésre szánt fél perc.
Négy módszer az adatbekérésre
A módszerek abban különböznek, hogy ki gépel, és honnan jön a hivatalos adat.
| Módszer | Ki gépel? | Honnan jön a cégadat? | Tipikus hiba |
|---|---|---|---|
| A vevő bemondja, te begépeled | Te | A vevő emlékezete | Elhallott számjegy, rossz közterület-jelleg |
| Névjegykártya vagy céges bélyegző | Te | A kártya, ami lehet elavult | Régi székhely, megváltozott név |
| Adószám bekérése + NAV-kereső | Te, de csak az adószámot | A NAV nyilvántartása | Elgépelt adószám (a kereső jelzi) |
| A vevő tölti ki a saját telefonján | A vevő | A vevő + NAV-kereső | Gyakorlatilag nincs, ha a kereső ellenőriz |
A harmadik és a negyedik sor közös előnye, hogy a név és a cím nem bemondásból, hanem a NAV nyilvántartásából kerül a számlára. Ilyenkor a vevőnek elég az adószámát megadnia, a többit a rendszer tölti ki. Ha az adószám elgépelt, a lekérdezés azonnal jelzi, nem hetekkel később a könyvelő.
A negyedik módszer annyiban megy tovább, hogy a gépelés is átkerül a vevőhöz: ő a saját telefonján adja meg az adatait, te pedig kész, ellenőrzött ügyfélként kapod meg. Ehhez a vevőnek el kell jutnia egy űrlapra — QR-kóddal, linken vagy NFC-érintéssel. A Zappla erre a Zappla Tap kártyát kínálja: a vevő a pulton fekvő kártyához érinti a telefonját, kitölti az adatait NAV-keresővel, és az ügyfél azonnal megjelenik a számlázó felületeden.
Hogyan ellenőrizd az adószámot?
Belföldi adószámot a NAV nyilvános adatbázisában lehet ellenőrizni; a lekérdezés az adószám mellett a nevet, a címet és az adóalany státuszát is visszaadja. Uniós partnernél a közösségi adószámot a VIES rendszerében kell ellenőrizni.
Amit érdemes megnézni:
- Létezik-e és érvényes-e. A törölt vagy felfüggesztett adószám nemcsak formai probléma: adóalanyi státusz nélküli partnernél a számlázás feltételei is mások.
- Egyezik-e a név és a cím. Ha a vevő által mondott név eltér a nyilvántartástól, a nyilvántartás nyer, az a hivatalos.
- Alanyi adómentes-e a partner. Ez a te számládat nem befolyásolja, de a partner számlázási gyakorlatát igen.
- Uniós ügyletnél a közösségi adószám érvényessége. Adómentes közösségi termékértékesítésnél ez a mentesség anyagi jogi feltétele — a VIES-lekérdezés eredményét érdemes megőrizni.
Adatvédelem: csak azt kérd, ami kell
A cégadat (név, székhely, adószám) nyilvános adat, a kapcsolattartó neve, telefonszáma és e-mail-címe viszont személyes adat. A GDPR adatminimalizálási elve (5. cikk (1) c)) szerint csak azt gyűjtheted, ami a célhoz szükséges: a számlázáshoz a kapcsolattartó telefonszáma jellemzően nem az.
Három egyszerű szabály:
- Az űrlapon csak a számlához kellő mezők legyenek kötelezőek. Ami opcionális, az legyen egyértelműen az.
- Ne kérj e-mail-címet, ha a bizonylatot amúgy is átadod a helyszínen. Amit nem gyűjtesz be, azt nem is kell védened.
- Az ügyféladatot a számlázási cél szerint őrizd. A kiállított számlák megőrzési ideje kötött; a marketing célú felhasználáshoz külön jogalap kell.
Gyakori kérdések
Milyen számlázási adatokat kell kérni magánszemélytől?
Csak a nevét és a címét: magánszemély vevőnél adószám nem szerepel a számlán. Telefonszámot vagy e-mail-címet a számlához nem kell kérned — a GDPR adatminimalizálási elve szerint csak a számlához szükséges adatot gyűjtsd.
Kötelező a vevő adószáma a számlán?
Belföldi adóalany vevőnél igen: az adószám első nyolc számjegyét minden számlára fel kell vezetni, összeghatártól függetlenül (Áfa tv. 169. § d) dc)). Magánszemély vevőnél adószám nem szerepel a számlán, a név és a cím viszont kötelező.
Mi történik, ha rossz adószámot írok a számlára?
A számlát helyesbítő vagy érvénytelenítő bizonylattal kell rendezni, és a módosítást be kell küldeni az Online Számla rendszerébe. A vevő a hibás számla alapján kockázatot vállal a levonási jogánál, ezért jellemzően azonnal javítást kér.
Elég, ha a vevő lefotózza a névjegyét és elküldi?
Formailag elég, gyakorlatilag kockázatos: a névjegyen szereplő adat elavulhat (székhelyváltozás, névváltozás), és a fotóból ugyanúgy neked kell gépelned. Ha az adószám megvan, a nevet és a címet érdemes a NAV nyilvántartásából betölteni.
Kérhetem, hogy a vevő maga töltse ki az adatait?
Igen, és ez a legkevésbé hibázós út: a vevő a saját telefonján adja meg az adószámát, a rendszer betölti hozzá a hivatalos nevet és címet, te pedig ellenőrzött ügyfelet kapsz. Fontos, hogy az űrlapon csak a számlázáshoz szükséges mezők legyenek kötelezőek.
Jogszabályi háttér
- Áfa tv. (2007. évi CXXVII. tv.) 89. §, 163. § (2), 165. § (3), 169. § d), e), 170. §, 176. §
- Az adózás rendjéről szóló 2017. évi CL. tv. 1. melléklet — az Online Számla adatszolgáltatás; 78. § (3) — bizonylatmegőrzés
- 23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet 10. § — a módosító és érvénytelenítő számla tartalmi követelményei
- Az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendelete (GDPR) 5. cikk (1) c) — adatminimalizálás
Ne maradj le az adóváltozásokról
Határidő-emlékeztető és a vállalkozókat érintő adóváltozások — havonta 1–2 levél, bármikor leiratkozhatsz.
