A számla akkor számla, ha minden kötelező adat rajta van — ezt az Áfa törvény (169. §) sorolja fel. Számlázóprogramot használva ez nagyrészt automatikus, de érdemes érteni, mi miért szerepel a bizonylaton: reklamációnál, könyvelésnél és NAV-ellenőrzésnél is ez a lista a mérce.
Az alap-adatok
Minden számlán kötelező:
- Számla sorszáma — folyamatos, kihagyás- és ismétlés-mentes sorszámozás.
- Kiállítás dátuma.
- Teljesítés időpontja — ha eltér a kiállítás dátumától.
- Az eladó neve, címe és adószáma.
- A vevő neve és címe.
Mikor kell a vevő adószáma is?
Belföldi adóalany vevőnél a vevő adószámát (első nyolc számjegyét) fel kell tüntetni, ha az áthárított ÁFA eléri a 100 000 forintot — a gyakorlatban azonban céges vevőnél mindig kérd el és tüntesd fel: az online számla-adatszolgáltatásban és a vevő ÁFA-levonásánál is szükség lesz rá. Fordított adózásnál és EU-s ügyleteknél az adószám (illetve közösségi adószám) minden esetben kötelező.
A tétel-adatok
Tételenként szerepelnie kell:
- a termék/szolgáltatás megnevezésének,
- a mennyiségnek és a mértékegységnek (ha értelmezhető),
- az egységárnak (ÁFA nélkül),
- az adóalapnak, az alkalmazott adómértéknek (pl. 27%, 18%, 5%) és az áthárított adónak forintban.
Devizás számlánál az ÁFA-t forintban is fel kell tüntetni, a megfelelő árfolyamon.
Záradékok — a jelölések, amiket könnyű elfelejteni
Bizonyos helyzetekben kötelező szöveges jelölés kerül a számlára:
| Helyzet | Kötelező jelölés |
|---|---|
| Alanyi adómentes kibocsátó | „AAM” / mentesség jelölése |
| Fordított adózás | „fordított adózás” |
| Pénzforgalmi elszámolást választottál | „pénzforgalmi elszámolás” |
| KATA-s kibocsátó | „kisadózó” |
| A vevő állítja ki a számlát megállapodás alapján | „önszámlázás” |
Ezek nem díszítőelemek: a hiányzó záradék adójogi következménnyel járhat (például a „kisadózó" jelölés elmaradása mulasztási bírsággal).
Gyakori hibák
- Sorszám-ugrás vagy duplikáció — kézi számlázásnál tipikus; programnál a rendszer garantálja a folytonosságot.
- Hiányzó teljesítési dátum, amikor eltér a kiállításétól.
- Rossz ÁFA-kulcs vagy hiányzó mentesség-jelölés (különösen AAM-esként az első ÁFA-s ügyleteknél).
- A vevő pontatlan neve/címe — a vevő oldalán okoz befogadási problémát.
A kényelmes út
Speciális esetek: amit külön jelölni kell
Bizonyos ügyleteknél a számlán kötelező külön utalást szerepeltetni. Ennek hiánya nemcsak formai hiba: a NAV-adatszolgáltatás is elbukhat tőle.
| Eset | Amit a számlán fel kell tüntetni |
|---|---|
| Alanyi adómentesség | Utalás az adómentességre (Áfa tv. XIII. fejezet) |
| Tárgyi adómentesség | Utalás a mentesség jogcímére |
| Fordított adózás | A „fordított adózás” kifejezés |
| Közösségi ügylet | Mindkét fél közösségi adószáma + a fordított adózás jelölése |
| Különbözet szerinti adózás | Utalás a különös szabályozásra |
| Pénzforgalmi elszámolás | A „pénzforgalmi elszámolás” kifejezés |
| Önszámlázás | Az „önszámlázás” kifejezés |
Teljesítés kelte, kiállítás kelte, fizetési határidő
A három dátum különbözik, és mindhármat fel kell tüntetni:
- Teljesítés kelte — mikor történt meg az ügylet. Ez határozza meg az adófizetési kötelezettséget és a devizás számlánál az árfolyamot.
- Kiállítás kelte — mikor készült a számla.
- Fizetési határidő — meddig kell fizetni.
Folyamatos szolgáltatásnál (bérleti díj, havidíjas támogatás, könyvelés) az időszakos elszámolás szabályai szerint a teljesítés időpontját az elszámolási időszak és a fizetési határidő együtt határozza meg — itt a legkönnyebb hibázni.
Mit NEM kell feltüntetni?
Néhány elem, amit sokan feleslegesen kérnek vagy adnak meg:
- Bélyegző és aláírás. Elektronikus számlánál nem kötelező, papíralapúnál sem feltétele az érvényességnek.
- Magánszemély vevő adószáma. Magánszemélynek nincs adószáma; a lakcím elég.
- Bankszámlaszám. Nem kötelező tartalmi elem, de gyakorlati okból érdemes.
A leggyakoribb hibák
1. Hibás vevői adószám. Elgépelt vagy megszűnt adószám az adatszolgáltatást is elbuktatja. Az ügyfél felvitelekor érdemes ellenőrizni, nem a számlázáskor.
2. Kerekítési eltérés. A tételek összegének és a végösszegnek forintra egyeznie kell. Ha a program tételszinten és számlaszinten másképp kerekít, a NAV eltérést jelez.
3. Hiányzó mennyiségi egység. A mennyiség önmagában nem elég — kell hozzá a mértékegység is.
4. Túl általános megnevezés. A „szolgáltatás” vagy a „munkadíj” önmagában nem azonosítja az ügyletet. A megnevezésnek olyannak kell lennie, amiből egyértelmű, mi történt.
5. Hiányzó teljesítési dátum. Ha nem tünteted fel, a kiállítás dátuma minősül teljesítésnek — ami ÁFA-körösként rossz időszakba sodorhatja az ügyletet.
Mindezt fejben tartani felesleges: egy jó számlázóprogram a kötelező mezőket kikényszeríti, a záradékokat az adózási módod alapján magától teszi rá a számlára, a sorszámozást pedig garantálja. A Zappla pontosan így működik — AAM-esként az „AAM" jelölés, kisadózóként a „kisadózó" felirat automatikusan a számládra kerül, és a NAV-adatszolgáltatás is a helyes adattartalommal megy.
Ne maradj le az adóváltozásokról
Határidő-emlékeztető és a vállalkozókat érintő adóváltozások — havonta 1–2 levél, bármikor leiratkozhatsz.
