A kiállított számla jogi bizonylat: nem lehet átírni, letörölni vagy „újranyomtatni” más tartalommal. Ha hiba van benne, két eszközöd van — a sztornó és a helyesbítő számla —, és nem cserélhetők fel egymással.
A különbség egy mondatban
A sztornó a teljes számlát érvényteleníti, a helyesbítő pedig módosítja: az eredeti számla érvényben marad, csak a megváltozott adatok kerülnek korrigálásra.
Mikor sztornózz?
Sztornó számla akkor kell, ha az eredeti számla egészében érvénytelen:
- Az ügylet meghiúsult. A megrendelést lemondták, a teljesítés elmaradt.
- Rossz vevőre állítottad ki. Nem az kapta, akinek szólt volna.
- Duplán számláztál. Ugyanaz a teljesítés kétszer került számlára.
- Az adószám vagy a vevő neve alapvetően hibás, és nem csak elgépelés.
A sztornó számla az eredeti számla teljes összegét negatív előjellel „kioltja”. Utána — ha az ügylet mégis létrejött — új, helyes számlát kell kiállítani.
Mikor helyesbíts?
Helyesbítő számla akkor kell, ha az ügylet létrejött, de valamelyik adata változott:
- Utólagos árengedmény. Mennyiségi vagy hűségkedvezmény, reklamáció miatti árcsökkentés.
- Mennyiségi eltérés. Kevesebbet szállítottál vagy szolgáltattál, mint amit számláztál.
- Rossz ÁFA-kulcs. A tétel besorolása hibás volt.
- Elgépelt egységár.
- Részleges visszavétel. A vevő az áru egy részét visszaküldte.
A helyesbítő számla csak a KÜLÖNBÖZETET tartalmazza, és hivatkozik az eredeti számla sorszámára.
A döntési szabály
Tedd fel magadnak a kérdést: létrejött az ügylet?
- Nem → sztornó.
- Igen, de valami más lett → helyesbítő.
Ez a kérdés a legtöbb esetet eldönti. A határeset jellemzően a „rossz vevő” — ha a teljesítés valóban megtörtént, csak más felé, akkor is sztornó kell, mert a számlázott jogviszony nem létezett.
Mit kell tartalmaznia?
Mindkét bizonylat teljes értékű számla, tehát rá vonatkoznak a számla kötelező tartalmi elemei. Ezen felül:
- Hivatkozás az eredeti számla sorszámára. Enélkül nem azonosítható, mit módosít.
- Saját, folyamatos sorszám. A sztornó és a helyesbítő is a SAJÁT számlasorszám-tartományodból kap sorszámot — nem „visszaveszi” az eredetiét.
- A módosítás jellegének egyértelmű jelölése.
Mi történik a NAV-adatszolgáltatással?
A sztornó és a helyesbítő számla önálló adatszolgáltatási kötelezettséget keletkeztet: mindkettőt be kell küldeni az Online Számla rendszerbe, az eredeti számlára hivatkozva.
Ez a gyakorlatban azt jelenti:
- Az eredeti számla adatszolgáltatását nem kell visszavonni — az megtörtént, és a NAV nyilvántartásában marad.
- A sztornó/helyesbítő beküldése módosító típusú adatszolgáltatás, ami az eredetihez kapcsolódik.
- Ha az eredeti számla adatszolgáltatása elutasított státuszú volt, azt előbb rendezni kell — különben a módosítás nem tud mihez kapcsolódni.
Az utolsó pont buktatja el a legtöbb vállalkozót: a hibaláncot elölről kell felgöngyölíteni.
Milyen időszakot érint?
A helyesbítés adóelszámolási hatása nem mindig az eredeti számla időszakára esik. A fő szabály szerint az utólagos árengedmény és a hasonló, később bekövetkezett ok miatti módosítás a MÓDOSÍTÁS időszakában számolható el, míg az eredetileg is hibás adat javítása visszamenőleg érinti az eredeti időszakot.
Ez a különbség ÁFA-körösként érdemi: az egyik esetben önellenőrzést kell beadnod, a másikban nem. Ha bizonytalan vagy, ezt érdemes a könyvelővel tisztázni, mielőtt kiállítod a bizonylatot.
Amit soha ne csinálj
Ne írd át a PDF-et. A már átadott számla tartalmának utólagos módosítása bizonylat-hamisítás.
Ne hagyd ki a sorszámot. A számlasorszámnak folyamatosnak és hézagmentesnek kell lennie. Ha egy sorszám „elveszik”, azt meg kell tudnod magyarázni.
Ne sztornózz helyesbítés helyett rutinból. Ha csak az egységár változott, a sztornó + új számla párost a partnered könyvelése is nehezebben kezeli, és feleslegesen duplázza a bizonylatszámot.
Ne feledd a vevőt. A sztornót és a helyesbítőt ugyanúgy át kell adni a vevőnek, mint az eredetit — enélkül ő nem tudja a saját könyvelését rendezni.
Gyakorlati tipp
Jó számlázóprogramban a sztornó és a helyesbítő egy gombnyomás: az eredeti számla adatait átveszi, az előjeleket kezeli, a sorszámot és a hivatkozást automatikusan beállítja, és az adatszolgáltatást is megfelelő típussal küldi be.
Gyakorlati példák
A vevő lemondta a megrendelést, de a számla már kiment. → Sztornó. Az ügylet nem jött létre.
Leszállítottál 100 darabot, de csak 80-at vettek át. → Helyesbítő. Az ügylet létrejött, csak a mennyiség változott.
A vevő reklamált, 10% engedményt adtál. → Helyesbítő.
Rossz céget írtál a számlára. → Sztornó, majd új számla a helyes vevőre.
Elgépelted az egységárat. → Helyesbítő.
Kétszer számláztad ugyanazt a teljesítést. → Sztornó a duplikátumra.
A vevő adószáma egy karakterrel hibás. → Ez határeset. Ha az adószám alapján a vevő egyértelműen azonosítható és csak elírásról van szó, helyesbítő elég lehet; ha az adószám más, létező adóalanyé, sztornó kell.
Az időbeli hatály — amit a legtöbben elrontanak
A helyesbítés adóelszámolási hatása nem mindig az eredeti időszakra esik:
- Utólag bekövetkezett ok (árengedmény, visszáru, reklamáció) → jellemzően a MÓDOSÍTÁS időszakában számolható el. Nem kell önellenőrzés.
- Eredetileg is hibás adat (rossz ÁFA-kulcs, elgépelt ár) → visszamenőleg érinti az eredeti időszakot. Önellenőrzés kellhet.
ÁFA-körösként ez a különbség érdemi. Ha bizonytalan vagy, a bizonylat kiállítása ELŐTT tisztázd a könyvelővel — utólag nehezebb korrigálni.
Mi legyen a vevővel?
A sztornót és a helyesbítőt ugyanúgy át kell adni a vevőnek, mint az eredeti számlát. Enélkül:
- a vevő nem tudja rendezni a saját könyvelését,
- ÁFA-körös vevőnél a levonási jog gyakorlása is akadályba ütközik,
- és a NAV-adatszolgáltatásban látszó eltérés kérdést vet fel mindkét oldalon.
A gyakorlati tanács: a módosító bizonylatot kísérje egy rövid magyarázat, hogy mi és miért változott. Ez a partnered könyvelőjének is időt spórol.
Amit a számlázóprogramtól elvárhatsz
Jó megoldásban a sztornó és a helyesbítő egy gombnyomás:
- átveszi az eredeti számla adatait,
- kezeli az előjeleket,
- automatikusan beállítja a sorszámot és a hivatkozást,
- a NAV-adatszolgáltatást megfelelő típussal küldi be.
A kézzel készített módosító bizonylatoknál pontosan ezek a részletek maradnak el — és ezek okozzák az adatszolgáltatási eltéréseket.
A kézzel készített módosító bizonylatoknál pontosan ezek a részletek szoktak elmaradni — és ezek okozzák a NAV-oldali eltéréseket.
Ne maradj le az adóváltozásokról
Határidő-emlékeztető és a vállalkozókat érintő adóváltozások — havonta 1–2 levél, bármikor leiratkozhatsz.
