Ismétlődő számlázás: havi számla automatikusan

Ismétlődő számlázásnál egyszer beállítod, kinek, mit és milyen ütemezéssel számlázol, és a program a megadott napon magától kiállítja a számlát, beküldi a NAV-nak és elküldi az ügyfélnek, vagy előkészíti, hogy te engedd ki. Havidíjnál, bérleti díjnál és átalánydíjas megbízásnál ez a legkönnyebben megtérülő automatizálás. Egyetlen dologra kell külön figyelni: az időszakonként elszámolt szolgáltatásnál a teljesítés dátumát az Áfa tv. 58. §-a határozza meg, nem a számla kelte.

Mikor éri meg?

Tipikus esetek:

• átalánydíjas megbízás (havi karbantartás, könyvelés, marketing, üzemeltetés),
• bérleti díj (iroda, eszköz, ingatlan),
• előfizetés-jellegű szolgáltatás (hozzáférés, tagság, support-csomag),
• részletfizetés (megállapodott ütemezéssel).

Ha a számla tartalma hónapról hónapra azonos (vagy képlet-szerűen változik), automatizálható. Valódi megtérülést akkor hoz, ha legalább 3-5 ügyfélnek számlázol rendszeresen, a díj fix vagy jól meghatározott képlettel számolható, és a számlázás naptári ritmusra esik.

Öt havi számlánál ez évi 60 kézi számlázás. Ha egyenként öt percbe kerül, az öt óra, és minden alkalom egy hibalehetőség.

Hogyan működik a gyakorlatban?

Egy jó ismétlődő-számla rendszerben egyszer állítod be:

1. Kinek — az ügyfél (mentett adatokkal).
2. Mit — a tételek, egységárak, ÁFA-kezelés.
3. Mikor — az ütemezés: hetente vagy havonta, a választott napon.
4. Hogyan — automatikusan álljon ki, vagy kérj jóváhagyást.

A kiállítás után a folyamat ugyanaz, mint bármely számládnál: NAV-adatszolgáltatás, e-mail-küldés az ügyfélnek, státuszkövetés.

Automatikus vagy jóváhagyásos kiállítás?

Mindkettőnek van helye:

• Automatikus: fix összegű, hosszú távú megállapodásoknál. A számla magától kiáll és kimegy, te legfeljebb az értesítést látod róla. Ez az igazi „hónap elsején kész" élmény.
• Jóváhagyásos: ha az összeg időnként változik (pl. óradíj-alapú elszámolás fix kerettel), vagy egyszerűen szeretnéd látni kiállítás előtt. Az app előkészíti a számlát, te egy koppintással engeded ki.

Kezdésnek a jóváhagyásos mód jó választás: amikor pár hónap után látod, hogy sosem nyúlsz bele, átkapcsolsz automatikusra. Vegyes ügyfélkörnél ügyfelenként érdemes eldönteni, melyik illik.

A teljesítési dátum: az időszakos elszámolás szabálya (Áfa tv. 58. §)

Az időszakonként elszámolt, fix díjas szolgáltatás (havidíj, bérleti díj, könyvelési díj — köznyelvben „folyamatos teljesítés") időszakos elszámolású ügylet: a teljesítés dátuma nem automatikusan a számla kelte, hanem az elszámolási időszak és a fizetési határidő együtt határozza meg.

• Ha a számla kelte és a fizetési határidő is az időszak vége előtt van, a teljesítés a számla kelte.
• Ha a fizetési határidő az időszak vége után van, a teljesítés a fizetési határidő napja, de legfeljebb az időszak végét követő 60. nap.
• Minden más esetben a teljesítés az elszámolási időszak utolsó napja.

Ez azért fontos, mert az ÁFA-bevallási időszakot és devizás számlánál az árfolyamot is ez határozza meg. A helytelen teljesítési dátum rossz bevallási időszakba sodorja az ügyletet, ezért ha egy rendszer fixen a kiállítás napját teszi teljesítésnek, az ilyen szolgáltatásnál hibás lesz.

A Zapplában az ütemezésen bekapcsolható az „Időszakos elszámolás (Áfa tv. 58. §)": ilyenkor az app számítja a helyes teljesítés-dátumot, az elszámolási időszak rákerül a számlára és a NAV-adatszolgáltatásba is. Devizánál ilyenkor az árfolyam a kelte napjához kötött (80. § (1) b)). Ha viszont havonta külön megrendelt, egyedi munkákat számlázol, a főszabály él — kétség esetén egyeztess a könyvelőddel.

Mire figyelj a beállításnál?

• Az ügyfél adatainak változása. Ha a vevő címet, nevet vagy adószámot vált, az ismétlődő sablont is frissíteni kell. Egy régi adószámmal kimenő sorozat hónapokig termelheti az elutasított adatszolgáltatásokat.
• Árváltozás. Ha évente indexálsz, elég az ismétlődő sablonban egyszer, a megfelelő fordulónaptól átírni az árat — onnantól minden számla az újjal megy, nem az egyes számlákban kell utólag javítani.
• Megszűnő megállapodás. A lemondott ügyfél ütemezését azonnal állítsd le: a feleslegesen kiállított számlát utólag sztornózni kell, ami adatszolgáltatási munkát is generál.

A második lépcső: a késedelem kezelése

Az ismétlődő számlázás ikertestvére a késedelem-kezelés. A cél, hogy a lejárt számla ne tűnjön el a szemed elől:

• a lejáratról azonnal értesítést kapsz, a lejárt tételek pedig kiemelve, egy listában várnak,
• az ügyfélnek egy koppintással küldhetsz udvarias, magyar nyelvű emlékeztetőt — a saját neved alatt, emberi hangnemben.

Így a „jaj, elfelejtettem utalni" típusú késéseket anélkül szeded össze, hogy kellemetlen leveleket kellene fogalmaznod.

Ami a keretfigyelést érinti

Az ismétlődő számlák kiszámíthatóvá teszik a bevételi ütemedet, és ezzel a keretfigyelést is. Ha havi fix bevételed van, előre látod, mikor éred el az alanyi adómentesség vagy az átalányadós bevételi határ közelét, és időben egyeztethetsz a könyvelőddel.

A Zapplában az ismétlődő számlák a számla-varázslóból egy kapcsolóval jönnek létre (heti vagy havi ütemezéssel), a kiállítási módot (automatikus vagy jóváhagyásos) a Beállításokban választod meg, a lejárt számlákról pedig azonnal értesülsz — a hónap eleje így tényleg csak egy pillantás, nem félnapos adminisztráció. Az ismétlődő számlázás a Pro csomag része.

Gyakori kérdések

Mi az ismétlődő számlázás?

Olyan számlázási mód, ahol egy ügyfélnek ugyanazt (vagy képlet szerint változó) tételt rendszeres ütemezéssel — hetente vagy havonta — számlázol, és a számlát a program a megadott napon magától állítja ki, vagy előkészíti jóváhagyásra.

Mi a teljesítés dátuma havidíjas szolgáltatásnál?

Időszakos elszámolásnál az Áfa tv. 58. §-a szerint: ha a kelte és a fizetési határidő is az időszak vége előtt van, a kelte; ha a határidő az időszak vége után van, a határidő napja (legfeljebb az időszak végét követő 60. nap); egyébként az időszak utolsó napja.

Automatikusan is kimehet a számla az ügyfélnek?

Igen: automatikus módban a számla magától kiáll, a NAV-adatszolgáltatás és az e-mail-küldés is lefut. Jóváhagyásos módban az app előkészíti, és te engeded ki.