A leggyakoribb félreértés a számlázás körül: sokan azt hiszik, hogy ha a számlázóprogramban ott van a bizonylat, akkor az meg is van őrizve. Nincs. A megőrzési kötelezettség a bizonylat kiállítójáé — vagyis a te vállalkozásodé —, és a szoftver ebben csak eszköz.
Mennyi ideig kell megőrizni?
A megőrzési idő a vállalkozásod formájától függ:
- Egyéni vállalkozóként az adómegállapításhoz való jog elévüléséig: annak a naptári évnek az utolsó napjától számított 5 évig, amelyben a bevallást meg kellett tenni (Art. 78. § (3), 202. § (1)). Egy 2026-ban kiállított számlánál — 2027-es bevallással — ez 2032. december 31.
- A számviteli törvény hatálya alá tartozó vállalkozásnál (Kft., Bt., egyéni cég) a könyvviteli bizonylat megőrzése legalább 8 év (Számv. tv. 169. §). Az egyéni vállalkozóra a számviteli törvény hatálya jellemzően nem terjed ki (Szt. 2. § (3)).
A kötelezettség a kiállított és a befogadott bizonylatokra egyaránt vonatkozik.
Az elektronikus számlát elektronikusan kell megőrizni
Ha a számlát elektronikusan bocsátottad ki, a megőrzésnek is elektronikusnak kell lennie (1/2018. (VI. 29.) ITM rendelet): a bizonylatnak a teljes megőrzési idő alatt olvashatónak, visszakereshetőnek és változatlannak kell maradnia. A PDF kinyomtatása önmagában nem pótolja az elektronikus megőrzést.
Mit őriz meg a Zappla, és meddig?
A Zappla ebben a körben adatfeldolgozó: a te utasításodra kezeli a bizonylataidat, a megőrzési kötelezettséget nem veszi át.
- Fizetős előfizetés (Pro vagy Lifetime) alatt semmit nem törlünk.
- Az előfizetés megszűnése után 24 hónapig megőrizzük a teljes anyagot. Ha újra előfizetsz, a 24 hónapos óra a következő megszűnéstől indul újra.
- Végig ingyenes fiókban a bizonylat a keltétől számított 24 hónapig marad meg.
- Fiók- vagy vállalkozás-törlés után 24 hónapig őrizzük meg — hátha visszatérsz.
A törlés előtt 60 és 14 nappal e-mailben figyelmeztetünk, és a Beállítások → Vállalkozás oldalon is látod, mikor törlődik a legrégebbi bizonylatod.
Hogyan mentsd ki az anyagodat
Beállítások → Vállalkozás → Adatmegőrzés → Teljes archívum kérése. A csomag a háttérben készül el, a letöltési linkeket e-mailben küldjük. Naptári évenként egy ZIP-et kapsz, és mindegyikben ott van:
- az adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás (23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet 11/A. §) bizonylatonként egy NAV Online Számla 3.0 XML-ben,
- a számlák és — ha van — a nyugták CSV-ben,
- a kiállításkor tárolt számla-PDF-ek.
A letöltött csomagot tedd biztonságos, tartós helyre (nem elég egyetlen laptopon): ez az, amit egy adóellenőrzésnél elő kell tudnod venni.
Gyakorlati tanács
Ne várd meg a figyelmeztető levelet. Ha könyvváltásra, adóellenőrzésre vagy egyszerűen nyugalomra készülsz, kérd le az archívumot évente egyszer — például a bevallás után —, és tedd a többi bizonylat mellé. Így a megőrzés nem egy határidőhöz kötött kapkodás lesz, hanem egy éves rutin.
A rád vonatkozó pontos megőrzési időt és a formai követelményeket a könyvelőd tudja megmondani.
Ne maradj le az adóváltozásokról
Határidő-emlékeztető és a vállalkozókat érintő adóváltozások — havonta 1–2 levél, bármikor leiratkozhatsz.
