Egyéni vállalkozóként a számlákat az adó megállapításához való jog elévüléséig kell megőrizni, vagyis annak a naptári évnek az utolsó napjától számított 5 évig, amelyben a bizonylat adóhatását tartalmazó bevallást be kellett adni (Art. 78. § (3), 202. § (1); Áfa tv. 179. § (1)). A tipikus eset: a 2026-ban kiállított és kifizetett számla a 2027-ben esedékes 2026-os szja-bevallásba tartozik, így 2032. december 31-ig kell megőrizni; ha csak 2027-ben fizetik ki, a 2027-es bevételbe kerül, és 2033. december 31-ig. KATA-sként a bizonylatot a kiállítás adóévét követő 5. naptári év végéig kell őrizni (2022. évi XIII. tv. 11. § (5)), egy 2026-os bizonylatot 2031. december 31-ig. A számviteli törvény hatálya alá tartozó vállalkozásnál (Kft., Bt., egyéni cég) a könyvelést alátámasztó bizonylatokat legalább 8 évig kell olvasható formában megőrizni (Számv. tv. 169. §); az egyéni vállalkozóra a számviteli törvény nem terjed ki (Számv. tv. 2. § (3)). Ugyanez a határidő vonatkozik a bevallásokra, a nyugtákra és a bevételi nyilvántartásra is. Az elektronikusan kibocsátott számlát elektronikusan kell megőrizni (Áfa tv. 179. § (2)) — a kinyomtatott PDF nem pótolja. A kötelezettség a vállalkozásodé, nem a számlázóprogramé: ami a szoftverben ott van, az még nincs feltétlenül megőrizve.
Mennyi ideig kell megőrizni? Összefoglaló táblázat
| Ki? | Mit? | Meddig? | Jogalap |
|---|---|---|---|
| Egyéni vállalkozó (átalányadó, vállalkozói szja) | Kiállított és befogadott számlák, nyugták, nyilvántartások | Az elévülésig: annak a bevallási évnek a végétől 5 évig, amelybe a bizonylat adóhatása tartozik — 2026-ban kifizetett számla: 2032. december 31., 2027-ben kifizetett: 2033. december 31. | Art. 78. § (3), 202. § (1) |
| Kisadózó (KATA) | Bizonylatok, bevételi nyilvántartás | A kiállítás adóévét követő 5. naptári év végéig — 2026-os bizonylat: 2031. december 31. | 2022. évi XIII. tv. 11. § (5) |
| Minden számlakibocsátó, az alanyi adómentes is | A kibocsátott és a birtokában lévő számlák, okiratok | Legalább az adó megállapításához való jog elévüléséig | Áfa tv. 179. § (1) |
| Kft., Bt., egyéni cég | Számviteli bizonylatok, főkönyvi számlák, analitikus nyilvántartások | Legalább 8 évig, olvasható formában | Számv. tv. 169. § |
| Bármely adózó | Adóbevallás és az azt alátámasztó iratok | Az elévülésig (Kft.-nél a hosszabb, 8 éves számviteli határidő a mérvadó) | Art. 78. § (3) |
| Magánszemély | Közüzemi számla, befizetési igazolás | Nincs adójogi megőrzési kötelezettség; a követelések 5 év alatt évülnek el, ezért ennyi ideig érdemes | Ptk. 6:22. § (1) |
A megőrzés a kiállított és a befogadott bizonylatokra egyaránt vonatkozik: a beszerzési számláidat, bérleti szerződéseidet, banki kivonataidat is el kell tenned, ha az adókötelezettségedet alátámasztják.
Honnan számít az 5 év?
Az 5 év nem a számla keltétől indul, hanem annak az évnek a végétől, amelyben a bizonylat adóhatását tartalmazó bevallást be kellett adni (Art. 202. § (1)). Egyéni vállalkozónál a bevétel abban az évben hat az adóra, amikor befolyik. Egy 2026-ban kiállított és kifizetett számla — akár januári, akár decemberi — a 2027 májusában esedékes 2026-os szja-bevallásba tartozik, ezért 2032. december 31-én „szabadul”; egy 2026 decemberében kiállított, de csak 2027 januárjában kifizetett számla viszont a 2027-es bevételbe kerül, és 2033. december 31-ig kell megőrizni. Ha áfás vagy, és az áfabevallásod más évben esedékes, mint az szja-bevallásod, a későbbi határidőt tartsd. Tárgyi eszközt és beruházási javakat érintő bizonylatoknál (értékcsökkenés, az áfalevonás Áfa tv. 135. § szerinti utólagos módosítása) az adóhatás több évre nyúlik, ezért a megőrzés is tovább tart.
KATA-sként a szabály egyszerűbb: a bizonylatot és a nyilvántartást a kiállítás adóévét követő 5. naptári év végéig kell megőrizni (2022. évi XIII. tv. 11. § (5)) — egy 2026-os bizonylatot 2031. december 31-ig.
Az elévülés meg is hosszabbodhat. Ha az elévülésből hat hónapnál kevesebb van hátra, amikor késedelmesen bevallasz, a határidő hat hónappal nő; a javadra szóló önellenőrzés pedig megszakítja az elévülést (Art. 203. §). A biztonságos gyakorlat ezért: ne a legelső lehetséges napon selejtezz.
Az elektronikus számlát elektronikusan kell megőrizni
Ha a számlát elektronikusan bocsátottad ki vagy fogadtad be — e-mailben küldött PDF, letöltő link, XML —, akkor elektronikusan kell megőrizni, az eredet hitelességét és a sértetlenséget igazoló adatokkal együtt (Áfa tv. 179. § (2)). A kibocsátástól a megőrzési idő végéig biztosítani kell a számla eredetének hitelességét, adattartalmának sértetlenségét és olvashatóságát (Áfa tv. 168/A. § (1)). Az elektronikus megőrzés részletszabályait az 1/2018. (VI. 29.) ITM rendelet adja: a bizonylatnak a teljes idő alatt olvashatónak, visszakereshetőnek és törlés, módosítás ellen védettnek kell lennie.
A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy a PDF kinyomtatása és egy mappába tétele önmagában nem elég. Hogy mitől hiteles egy e-számla, és mi az az ellenőrzési nyomvonal, azt az elektronikus számla hitelességéről szóló cikk részletezi.
Számlázóprogram és megőrzés: mire figyelj?
A számlázóprogram csak eszköz a megőrzéshez: hogy a szolgáltató meddig tárolja helyetted a bizonylataidat, az a feltételeitől függ. Három dolgot érdemes tisztázni bármelyik programnál:
- Meddig tárolja a bizonylatokat, és mi történik az előfizetés vagy a fiók megszűnése után.
- Milyen formátumban tudod kimenteni őket. Adóellenőrzésnél a NAV az elektronikus számlákat az adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás formátumában kérheti (23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet) — a program tudja ezt előállítani?
- Hova kerül a kimentett anyag. Egyetlen laptop nem tartós hely: tedd legalább két, egymástól független helyre.
A Zappla a bizonylatokat legalább a keltüktől, fizetős hozzáférés esetén a hozzáférés megszűnésétől számított 24 hónapig őrzi, és a Beállítások → Vállalkozás oldalon a Teljes archívum gombbal évenkénti ZIP-ben (NAV Online Számla XML, CSV, számla-PDF) kimentheted őket — az ezen túli megőrzés a te feladatod.
Gyakorlati rutin
Ne a megőrzési határidő végén kapkodj. Évente egyszer — például az szja-bevallás beadása után — mentsd ki az előző év teljes bizonylatanyagát, és tedd a bevallás mellé. Így a megőrzés nem egy határidős feladat, hanem egy éves rutin, és ha az iratok a könyvelődnél vannak, az adóhatóság felhívására három munkanapon belül be tudod mutatni őket (Art. 78. § (2)). Ha egyéni vállalkozásból Kft.-be váltasz, onnantól a 8 éves számviteli határidővel számolj; a két forma különbségeit az egyéni vállalkozás vagy Kft. cikk veti össze.
Gyakori kérdések
Meddig kell megőrizni a számlákat?
Egyéni vállalkozóként az elévülésig: annak az évnek a végétől számított 5 évig, amelyben a számla adóhatását tartalmazó bevallást be kellett adni (Art. 78. § (3), 202. § (1)) — egy 2026-ban kiállított és kifizetett számlát 2032. december 31-ig, egy 2027-ben kifizetettet 2033. december 31-ig. KATA-sként a kiállítás adóévét követő 5. naptári év végéig (2022. évi XIII. tv. 11. § (5)). Kft., Bt. vagy egyéni cég esetén legalább 8 évig (Számv. tv. 169. §), a kiállított és a befogadott számlákra egyaránt.
Hány évig kell megőrizni a számlákat?
Egyéni vállalkozónak 5 évig, de nem a számla keltétől, hanem a bevallási év végétől számítva, ezért a gyakorlatban egy számla 6–7 évig marad a polcon. Társas vállalkozásnál a számviteli törvény szerinti legalább 8 év az irányadó. Elévülést hosszabbító esemény (késedelmes bevallás, önellenőrzés) a határidőt kitolhatja (Art. 203. §).
Meddig kell megőrizni az adóbevallást?
A bevallást és az azt alátámasztó iratokat ugyanaddig, mint a számlákat: az adó megállapításához való jog elévüléséig, vagyis a bevallási év végétől 5 évig (Art. 78. § (3)). A 2026-os szja-bevallást, amelyet 2027-ben adsz be, a benne szereplő bevételek és költségek bizonylataival együtt 2032. december 31-ig érdemes megtartani; ha egy bizonylat adóhatása több évre kihat (például értékcsökkenésnél), az utolsó érintett év bevallása számít. Számviteli törvény hatálya alá tartozó cégnél a hosszabb, 8 éves határidő a mérvadó.
Meddig kell megőrizni a közüzemi számlákat?
Magánszemélyként a közüzemi számlákra nincs adójogi megőrzési kötelezettség, de a polgári jogi követelések főszabály szerint 5 év alatt évülnek el (Ptk. 6:22. § (1)), ezért a számlát és a befizetés igazolását ennyi ideig érdemes megtartani. Ha a közüzemi számlát a vállalkozásod költségeként számolod el, az a vállalkozás bizonylata, és a vállalkozás megőrzési ideje vonatkozik rá.
Elég, ha a számlák a számlázóprogramban vannak?
Nem feltétlenül. A megőrzési kötelezettség a vállalkozásé, a program tárolási ideje pedig a szolgáltató feltételeitől függ — nézd meg, meddig tárolja, és mi történik a megszűnés után. Időben mentsd ki az anyagot olyan formátumban, amelyet egy adóellenőrzésnél be tudsz mutatni.
Kinyomtathatom megőrzésre az elektronikus számlát?
A kinyomtatott példány nem helyettesíti az elektronikus megőrzést: az elektronikusan kibocsátott vagy befogadott számlát elektronikusan kell megőrizni (Áfa tv. 179. § (2)). A papíron kapott számlának az eredeti példányát kell megőrizned, a kibocsátónak a másodpéldányt — ezt a kötelezettséget a papíralapú okirat elektronikus megőrzésével is teljesítheted (Áfa tv. 179. § (2)).
Jogszabályi háttér
- Art. (2017. évi CL. tv.) 78. § (2)–(3) — az iratok bemutatása három munkanapon belül; megőrzés az adó megállapításához való jog elévüléséig
- Art. 202. § (1) — az elévülés: a bevallási év utolsó napjától számított 5 év
- Art. 203. § — az elévülés meghosszabbodása és megszakadása
- Áfa tv. (2007. évi CXXVII. tv.) 168/A. § (1) — a számla hitelessége, sértetlensége, olvashatósága a megőrzés végéig
- Áfa tv. 135. § — a beruházási javak adólevonásának utólagos módosítása
- Áfa tv. 179. § (1)–(2) — megőrzés legalább az elévülésig; elektronikus okirat elektronikus megőrzése, papíralapú okirat elektronikus megőrzése
-
- évi XIII. tv. (KATA) 11. § (5) — megőrzés a kiállítás adóévét követő 5. naptári év végéig
- Számv. tv. (2000. évi C. tv.) 2. § (3) — az egyéni vállalkozóra a törvény hatálya nem terjed ki
- Számv. tv. 169. § — a számviteli bizonylatok legalább 8 éves megőrzése
- Ptk. (2013. évi V. tv.) 6:22. § (1) — az általános 5 éves elévülési idő
- 1/2018. (VI. 29.) ITM rendelet — a digitális archiválás szabályai
- 23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet — az elektronikusan megőrzött számlák adóhatósági ellenőrzése
Ne maradj le az adóváltozásokról
Határidő-emlékeztető és a vállalkozókat érintő adóváltozások — havonta 1–2 levél, bármikor leiratkozhatsz.
