Számlázás alapjai egyéni vállalkozóként: szabályok és határidők

Egyéni vállalkozóként minden értékesítésről bizonylatot kell adnod. Számlát kell kibocsátanod, ha a vevő adóalany (cég vagy egyéni vállalkozó) vagy nem adóalany jogi személy (egyesület, alapítvány, társasház, intézmény), ha a magánszemély vevő kéri vagy nem fizet a teljesítésig, illetve ha az ügylet adót is tartalmazó ellenértéke eléri a 900.000 Ft-ot (Áfa tv. 159. §, 165. § (1) b), (3) a)–b)); a teljesítésig fizető magánszemélynek történő eladásnál egyébként nyugta is elég. Azonnali fizetésnél a számlát haladéktalanul kell kibocsátani (163. § (2) b)); utólagos fizetésnél az áthárított adót tartalmazó számlát a teljesítéstől számított 8 napon belül (163. § (2) c)), az áfa nélküli — például alanyi adómentes — számlára a törvény csak ésszerű időt ír elő (163. § (1)), a biztonságos gyakorlat ott is a 8 nap. A számlán szerepelnie kell a 169. § szerinti kötelező adatoknak — belföldi adóalany vevőnél az adószáma első nyolc számjegyének is; alanyi adómentesként adómérték és áfa helyett a mentességre utalsz (169. § m), 187. § (2) c)). Kibocsátott számlát nem törölhetsz: sztornó vagy módosító számlát adsz ki, a módosításra okot adó ténytől számított ésszerű időn belül (170. § (2)). 2021. január 4. óta minden olyan számla adatait, amelyre az Áfa tv. számlázási szabályai vonatkoznak — egyes Közösségen belüli és export ügyleteknél is —, a vevő jogállásától függetlenül a NAV Online Számla rendszerébe kell küldeni, magánszemély vevőnél is. A számlákat egyéni vállalkozóként annak a naptári évnek az utolsó napjától számított 5 évig őrzöd, amelyben a számla adóhatását tartalmazó bevallást be kellett adni (Art. 78. § (3), 202. § (1)); KATA-snál a szabály eltérő.

A számlázás alapszabályai egy táblázatban

Számla vagy nyugta?

Számla kell, ha a vevőd adóalany vagy nem adóalany jogi személy (például egyesület, alapítvány, társasház, intézmény), ha a magánszemély vevő kéri, ha nem fizeti ki az ellenértéket a teljesítésig, és akkor is, ha az ellenérték eléri a 900.000 Ft-ot — ilyenkor a vevő kérése nélkül is (Áfa tv. 165. § (1) b), (3) a)–b)). Nyugta akkor elég, ha a vevő magánszemély, a teljesítésig kifizeti az ellenértéket, és nem kér számlát. Nyugta helyett számlát adni mindig szabad, fordítva nem. A részletes döntési szabályt — pénztárgéppel, nyugtaadat-szolgáltatással együtt — a nyugta vagy számla cikk írja le.

Meddig kell kiállítani a számlát?

Az Áfa tv. 163. §-a szerint:

• Haladéktalanul, ha a vevő az ellenértéket a teljesítésig kifizeti (például a helyszínen, kártyával) — ez minden eladóra vonatkozik (163. § (2) b)).
• 8 napon belül a teljesítéstől számítva, ha a fizetés később történik (átutalás, fizetési határidő), és a számla áthárított adót tartalmaz vagy kell tartalmaznia (163. § (2) c)).
• Ésszerű időn belül, ha a később fizetett számla nem tartalmaz áthárított adót — például alanyi adómentes eladónál. Erre a törvény nem ad napszámot (163. § (1)); a biztonságos gyakorlat itt is a 8 nap.
• A teljesítés hónapját követő hónap 15. napjáig a Közösségen belüli adómentes termékértékesítésnél és azoknál a szolgáltatásoknál, amelyek áfáját a másik tagállamban a vevő fizeti (163. § (2) a)).

A teljesítés dátuma főszabály szerint az a nap, amikor a terméket átadtad vagy a szolgáltatást elvégezted; ha eltér a kibocsátás keltétől, a számlán külön fel kell tüntetni (169. § g)). A gyakorlati szabály: ne gyűjtsd hó végére a számlázást — a késve kiállított számla késve kerül a NAV-hoz, és a fizetési határidő is később indul.

Mi kerül a számlára?

A kötelező adatokat az Áfa tv. 169. §-a sorolja fel: kelte, a számlát egyértelműen azonosító sorszám, az eladó adószáma, belföldi adóalany vevőnél a vevő adószámának első nyolc számjegye (összeghatártól függetlenül), a felek neve és címe, a megnevezés és a mennyiség, a teljesítés dátuma, az adóalap, az adómérték és az áthárított adó, valamint az ügylettől függő kötelező kifejezések. Alanyi adómentesként adómértéket és áthárított adót nem tüntethetsz fel, helyette a mentességre utalsz (169. § m), 187. § (2) c)), és egyszerűsített számlát is kibocsáthatsz (176. § (1) e)). A teljes ellenőrzőlistát és az egyszerűsített számla szabályait a számla kötelező tartalmi elemei cikk tartalmazza.

A sorszámozásnál a gyakorlati elv: folyamatos, kihagyás- és ismétlésmentes sorozat, amelyből a sztornó és a módosító számla is saját sorszámot kap. Több számlatömb vagy több számlázóprogram párhuzamos használatakor a tartományokat élesen el kell különíteni.

Mi történik, ha elrontottad?

Kibocsátott számlát nem lehet szerkeszteni vagy törölni. Két szabályos út van:

1. Sztornó (érvénytelenítő) számla — az eredeti számlát egészében kioltja, ha az ügylet meghiúsult vagy a számla alapjaiban hibás.
2. Módosító (helyesbítő) számla — az érvényben maradó eredeti számla egy-egy adatát korrigálja, és csak a különbözetet tartalmazza.

Mindkettő hivatkozik az eredeti számla sorszámára, és ugyanúgy a NAV-hoz kerül. A határidő nem az eredeti számla keltétől, hanem a módosításra okot adó ténytől számít (Áfa tv. 170. § (2)). Lépésről lépésre: sztornó és helyesbítő számla.

NAV Online Számla adatszolgáltatás

1. január 4. óta minden olyan számla adatait jelenteni kell a NAV-nak, amelyre az Áfa tv. számlázási szabályai vonatkoznak — a belföldi ügyletek mellett egyes Közösségen belüli és export ügyleteknél is —, a vevő jogállásától függetlenül, tehát magánszemély vevőnél is. Számlázóprogramból az adatszolgáltatás a kibocsátással egyidejűleg, gépi úton történik; ehhez a programot a NAV-nál létrehozott technikai felhasználóval kell összekötni. Kézi számlatömbből kiállított számla adatait az Online Számla felületén kell rögzíteni: az áthárított adó összegétől függően a kiállítást követő naptári napon, illetve 4 naptári napon belül. A részleteket a NAV Online Számla 3.0 cikk mutatja be.

Elektronikus vagy papír?

A kettő egyenértékű. Elektronikus számlát a vevő beleegyezésével bocsáthatsz ki (Áfa tv. 175. § (3) b)), és a számla eredetének hitelességét, adattartalmának sértetlenségét és olvashatóságát — papíron és elektronikusan egyaránt — a megőrzés végéig biztosítani kell (168/A. §). Az elektronikus számlát elektronikusan kell megőrizni (179. § (2)). Hogy ez a gyakorlatban mit jelent, azt az e-számla hitelességéről szóló cikk részletezi.

Devizás számlázás

Devizában is számlázhatsz, de a számlán az áthárított áfát forintban is fel kell tüntetni (Áfa tv. 172. §), főszabály szerint a teljesítés napján érvényes árfolyamon. Alapesetben egy belföldi, pénzváltási engedéllyel rendelkező hitelintézet — jellemzően a saját bankod — deviza-eladási árfolyamát kell használni (Áfa tv. 80. § (2)); az MNB hivatalos árfolyamát vagy az Európai Központi Bank árfolyamát csak előzetes NAV-bejelentés után alkalmazhatod, és a választás a választás évét követő naptári év végéig köt (80. § (2)–(4), 80/A. §) — részletek a devizás számla és az MNB-árfolyam cikkben.

Az árfolyamot főszabály szerint a teljesítés napja szerint kell venni, nem a kiállítás vagy a beérkezés napja szerint — ez a devizás számlázás leggyakoribb hibája. Kivétel például az időszakos elszámolású (58. §) ügylet, ahol a számla kibocsátásakor érvényes árfolyam számít (80. § (1) b)).

Meddig kell megőrizni a számlákat?

Egyéni vállalkozóként az adó megállapításához való jog elévüléséig: annak a naptári évnek az utolsó napjától számított 5 évig, amelyben a számla adóhatását tartalmazó bevallást be kellett adni (Art. 78. § (3), 202. § (1)) — egy 2026-ban kiállított és kifizetett számlát jellemzően 2032. december 31-ig. Kft., Bt. és egyéni cég esetén legalább 8 év (Számv. tv. 169. §). A megőrzés a te kötelezettséged, nem a számlázóprogramé; a KATA-s szabályt és a kivételeket a megőrzésről szóló cikk tárgyalja.

A Zapplában a NAV-adatszolgáltatás a kiállítással együtt magától megy, a sztornó és a módosító számla az eredetire hivatkozva készül, a Beállítások → Vállalkozás oldalon a Teljes archívum gombbal pedig a Zapplában kiállított számláidat és nyugtáidat (NAV-XML, CSV, PDF) kimentheted.

Gyakori kérdések

Mik a számlázás alapszabályai egyéni vállalkozóként?

Számlát adsz, ha a vevő adóalany vagy nem adóalany jogi személy, ha kéri, ha nem fizet a teljesítésig, vagy ha az ellenérték eléri a 900.000 Ft-ot; egyébként a teljesítésig fizető magánszemélynek nyugta is elég (Áfa tv. 159. §, 165. §). Azonnali fizetésnél haladéktalanul, utólagos fizetésnél az áthárított adót tartalmazó számlát 8 napon belül bocsátod ki (163. § (2) b)–c)), a 169. § szerinti kötelező adatokkal, és a számlák adatai a NAV Online Számla rendszerébe kerülnek. Hibás számlát sztornóval vagy módosító számlával javítasz (170. §), a számlákat pedig egyéni vállalkozóként a bevallási év utolsó napjától számított 5 évig őrzöd — KATA-snál eltérő a szabály, lásd a megőrzésről szóló cikket.

Mikor kell számlát kiállítani?

Ha a vevő a teljesítésig fizet, haladéktalanul (Áfa tv. 163. § (2) b)); ha később fizet, az áthárított adót tartalmazó számlát a teljesítéstől számított 8 napon belül (163. § (2) c)), az áfa nélküli — például alanyi adómentes — számlát ésszerű időn belül (163. § (1)), amire a biztonságos gyakorlat szintén a 8 nap. Közösségen belüli adómentes termékértékesítésnél és a másik tagállamban a vevő által adózott szolgáltatásnál a teljesítés hónapját követő hónap 15. napjáig (163. § (2) a)). A gyakorlatban a legbiztosabb a teljesítés napján kiállítani.

Mi a számla és a nyugta közti különbség?

A számla a 169. § szerinti adattartalmú bizonylat a vevő nevével és címével, áfás eladónál az adóalappal és az áfával, alanyi adómentes eladónál a mentességre utalással (Áfa tv. 169. §, 187. § (2) c)); az adatai az Online Számla rendszeren át jutnak a NAV-hoz. A nyugta egyszerűbb bizonylat magánszemély vevőnek, a teljesítésig kifizetett, 900.000 Ft alatti ügyletről, ha a vevő nem kér számlát. A részleteket a nyugta vagy számla cikk írja le.

Kell-e NAV Online Számla adatszolgáltatás magánszemélynek kiállított számláról?

Igen. 2021. január 4. óta minden olyan számláról adatot kell szolgáltatni, amelyre az Áfa tv. számlázási szabályai vonatkoznak, a vevő jogállásától függetlenül, tehát magánszemély vevőnél is. Számlázóprogramból az adatszolgáltatás a kiállítással egyidejűleg, gépi úton történik; kézi számlatömbnél az adatokat a kiállítást követő naptári napon vagy 4 naptári napon belül kell rögzíteni, az áthárított adó összegétől függően.

Jogszabályi háttér

• Áfa tv. (2007. évi CXXVII. tv.) 80. § (1)–(4), 80/A. § — a devizás ellenérték forintra átszámítása, az árfolyam választása
• Áfa tv. 159. § — a számlakibocsátási kötelezettség
• Áfa tv. 163. § (1)–(2) — a számla kibocsátásának határideje, az ésszerű idő
• Áfa tv. 165. § (1) b), (3) a)–b) — mentesülés a számlakibocsátás alól, és amikor nem alkalmazható: adóalany és nem adóalany jogi személy vevő, 900.000 Ft-os határ
• Áfa tv. 168/A. §, 175. § (3) b) — a hitelesség, a sértetlenség és az olvashatóság; az elektronikus számla és a vevő beleegyezése
• Áfa tv. 169. § — a számla kötelező adattartalma
• Áfa tv. 170. § (1)–(2) — a módosító és az érvénytelenítő számla, kibocsátásának határideje
• Áfa tv. 172. § — az áthárított adó forintban történő feltüntetése
• Áfa tv. 176. § (1) e), 187. § (2) c) — az alanyi adómentes kibocsátó számlája
• Áfa tv. 179. § — a számla megőrzése
• Art. (2017. évi CL. tv.) 78. § (3), 202. § (1) — megőrzés az adó megállapításához való jog elévüléséig
• Számv. tv. (2000. évi C. tv.) 169. § — a számviteli bizonylatok legalább 8 éves megőrzése