Az első számla kiállítása sok kezdő vállalkozónak ijesztőbb, mint maga a vállalkozás elindítása. Pedig a szabályrendszer néhány alapelvre épül — ha ezeket egyszer megérted, a számlázás rutinná válik.
Mikor kell számlát adnod?
Főszabály szerint minden értékesítésről bizonylatot kell kiállítanod. A kérdés csak az, hogy számlát vagy nyugtát:
- Számla kell, ha a vevőd adóalany (cég, egyéni vállalkozó), vagy ha magánszemély vevőd kifejezetten számlát kér. Átutalásos fizetésnél gyakorlatilag mindig számla készül.
- Nyugta elég, ha magánszemélynek értékesítesz, készpénzben (vagy kártyával) azonnal fizet, nem kér számlát, és az ellenérték nem éri el a 900 000 Ft-ot — ha eléri, akkor is számla kell, ha a vevő nem kéri.
Ha bizonytalan vagy, a számla mindig biztonságos választás — nyugta helyett számlát adni szabad, fordítva nem.
Meddig kell kiállítani a számlát?
- Készpénzes (azonnal fizetett) ügyletnél a számlát haladéktalanul, a teljesítéskor kell kiállítani.
- Átutalásos ügyletnél a teljesítéstől számított 8 napon belül kell kiállítanod.
A teljesítés dátuma az a nap, amikor a terméket átadtad vagy a szolgáltatást elvégezted — ez nem mindig azonos a számla keltével, és a számlán mindkettőt fel kell tüntetni, ha eltérnek.
Mi történik, ha elrontottad?
Kiállított számlát nem lehet szerkeszteni vagy törölni — a javításnak két szabályos útja van:
- Sztornó (érvénytelenítő) számla: az eredeti számlát teljes egészében semmissé teszi. Akkor használd, ha az ügylet meghiúsult, vagy a számla alapjaiban hibás (rossz vevő, rossz ügylet).
- Módosító számla: az eredeti számla egy-egy adatát korrigálja (pl. összeg, mennyiség). Az eredeti érvényben marad, a módosító a különbözetet rendezi.
Mindkét bizonylat hivatkozik az eredeti számla sorszámára, és ugyanúgy bekerül a NAV Online Számla rendszerébe, mint az eredeti.
Elektronikus vagy papír?
A kettő jogilag egyenértékű. Az elektronikus számla (például egy e-mailben küldött, letölthető számla) ma már a bevett út: gyorsabb, nem vész el, és a vevő is könnyebben kezeli. Amire figyelj: az elektronikus számlát elektronikusan is kell megőrizni.
Meddig kell megőrizni a számlákat?
A kiállított és a befogadott számlákat egyaránt legalább 8 évig meg kell őrizned (Art. 78. §, Számv. tv. 169. §). Papírszámlánál ez fizikai irattárat jelent; elektronikus számlánál olyan tárolást, amiből a számla bármikor előhívható és olvasható.
A gyakorlatban: mi kell egy gördülékeny számlázáshoz?
- Számlázóprogram — kézzel írott számlatömb helyett szoftver, ami a kötelező adatokat magától kitölti, a NAV-bejelentést pedig automatikusan intézi.
- Mentett ügyfelek és tételek — a visszatérő számláidat ne kelljen minden hónapban újra begépelni.
- Rend a bizonylatok között — a 8 éves megőrzés akkor fájdalommentes, ha minden egy helyen van.
Mikor kell kiállítani a számlát?
A számlát a teljesítéskor, de legkésőbb a jogszabályban meghatározott határidőn belül kell kiállítani. A gyakorlati szabály: ne gyűjtsd hó végére. Három ok miatt:
- a NAV-adatszolgáltatás a kiállításhoz kötődik, tehát a késedelmes számlázás késedelmes adatszolgáltatást is jelent,
- a fizetési határidő a számla kiállításától fut, tehát a késve küldött számla késve is térül meg,
- a hónap végi tömeges számlázásnál nő a hibázás esélye.
Számla vagy nyugta?
Számla akkor kell, ha a vevő adóalany, vagy ha magánszemély vevő kéri. Nyugta akkor elég, ha a vevő magánszemély és nem kér számlát.
A gyakorlatban a legtöbb szolgáltatónak egyszerűbb mindig számlát adni: a NAV-adatszolgáltatás automatikus, és nem kell külön nyugtaadási megoldást működtetni.
Fontos kivétel: bizonyos tevékenységeknél — bolti kiskereskedelem, vendéglátás, taxi, autószerelés — a nyugtaadást KIZÁRÓLAG pénztárgéppel lehet teljesíteni. Ezt a tevékenységi köröd dönti el, nem a bevételed nagysága.
Devizás számlázás
Devizában is számlázhatsz, de a számlán az ÁFA összegét forintban is fel kell tüntetni, a teljesítés napján érvényes árfolyamon. Az árfolyam forrása lehet az MNB hivatalos árfolyama vagy az Európai Központi Bank árfolyama — a választást következetesen kell alkalmazni.
Az árfolyamot a TELJESÍTÉS napja szerint kell venni, nem a kiállítás vagy a beérkezés napja szerint. Ez a devizás számlázás leggyakoribb hibája.
Számlasorszám: folyamatos és hézagmentes
A számlasorszámnak folyamatosnak és hézagmentesnek kell lennie. Ez azt jelenti, hogy:
- nem hagyhatsz ki sorszámot,
- a sztornó és a helyesbítő számla is a SAJÁT sorszám-tartományodból kap sorszámot,
- ha egy sorszám mégis kimarad, azt meg kell tudnod magyarázni.
Több számlatömb vagy több számlázóprogram párhuzamos használata itt okoz problémát: a tartományokat élesen el kell különíteni.
Megőrzés
A számlákat a törvényben előírt ideig meg kell őrizni, olvasható formában. Az elektronikus megőrzés megengedett, ha az eredetiség és a sértetlenség biztosított.
A gyakorlati tanács: a számlázóprogramban tárolt számla nem helyettesíti a saját mentésedet. Ha a szolgáltatót váltod, a régi számláidat exportálva vidd magaddal.
A Zappla pontosan erre épül: a számla pár koppintás a telefonodról, a NAV-bejelentés megy magától, a kiállított számláid pedig egy helyen, kereshetően megvannak — a könyvelőd pedig saját hozzáféréssel éri el őket.
Ne maradj le az adóváltozásokról
Határidő-emlékeztető és a vállalkozókat érintő adóváltozások — havonta 1–2 levél, bármikor leiratkozhatsz.
